Etkinlik Aydınlatma Metni

ETKİNLİKLERDE KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
I. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak BİREVİM A.Ş. (‘’BİREVİM’’ veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

II. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Şirketimiz, kişisel verileri doğrudan etkinlik ziyaretçisinin kendisinden, çevrimiçi organizasyon ve etkinlik düzenleme platformlarından, etkinlik alanı giriş kapıları, bina dış cephesi, alan girişleri, etkinlik alanları, yemekhane, kafeterya, ziyaretçi bekleme salonu, otopark, güvenlik kulübesi ve kat koridorları ve diğer hizmet alanlarında bulunan CCTV sisteminden, fiziksel formlar, e-posta, posta, faks ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun bir şekilde elde etmekte, organizasyon ve etkinlik yönetimi başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla uyumlu olarak işlemektedir.

Kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülme (örneğin, 5651 sayılı Kanun uyarınca internet trafik kayıtlarının işlenmesi), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (örneğin, zorunlu eğitimlerin yönetilmesi veya iş sağlığı/güvenliği kurallarına etkinlik alanında riayet edildiğinin takibi), veri sorumlusunun meşru menfaati (örneğin, fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtlarının tutulması), açık rızanız (örneğin, sosyal medya mecralarında fotoğraflarınız veya isminizin paylaşılması) hukuki sebepleriyle işlenmektedir.

3. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

4. Kişisel Verileri İşleme Amaçları
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:

• Etkinlik ve organizasyon yönetimi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Etkinlik alanının düzenlenmesi, katılımcıların belirlenmesi, katılımcı kitlesinin analizi, sonraki etkinlikler için istatistik oluşturması, yaka kartı ya da katılımcı listelerinin oluşturulması
• Fiziksel mekân güvenliğinin temini
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetim ve icrası
• Ziyaretçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi
• İş ortakları, hizmet sağlayıcılar ve tedarikçi ilişkilerinin yürütülmesi
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Etkinlik öncesi ve sonrası katılımcılar ile iletişime geçilmesi
• Etkinliklere ilişkin olarak konuşmacıların görüşünün alınması
• Katılımcı portföyünün oluşturulması, istatiksel olarak düzenlenen etkinliklere katılım verilerinin değerlendirilmesi
• Programlar, etkinlikler, teklifler ve tüm eğitim süreçlerimiz hakkında bilgi verilmesi, bülten oluşturulması
• Etkinliğin İnternet dahil ilgili yayın mecralarında yayınlanmasının planlanması
• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• Gelecek tarihlerde düzenlenecek olan etkinlikler hakkında iletişime geçilmesi

5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. Etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi veya denetimi, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; hissedarlarımızla, iş ortaklarımızla,  iştiraklerimiz ve bağlı ortaklıklarımızla, topluluk şirketleriyle, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla özel iş ortaklığımızın olduğu şirket ve hissedarlarıyla; bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, veri sorumlusunun meşru menfaatinin gerektirdiği hallerde özel olarak belirlenecek üçüncü kişilerle, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurt içinde veya yurt dışında işlenebilecektir. Ayrıca;

• Etkinlik süresince güvenliğin temini amacıyla kimlik bilgileri ve kamera kayıtları gibi verilerin etkinlik alanı sahibi, etkinlik iş birliği ortakları, sponsorları ve güvenlik şirketleri gibi üçüncü kişilerle
• Ödeme faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi, muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla hizmet sağlayıcılarıyla
• Etkinlik kapsamında elde edilen fotoğraf, video gibi kişisel verileriniz sadece etkinliğin veya Şirketin tanıtımı, bilgilendirilmesi ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi amacı ile reklam, tanıtım, sosyal medya iş ortaklarıyla
• Seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası kapsamında iletişim verilerinin yurtiçinde ve yurtdışında bulunan seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik organizasyon hizmetlerini sunan sağlayıcılarıyla
• Etkinlik alanına giriş ve çıkış bilgilerinin yasal zorunluluklar nedeniyle kimlik ve iletişim bilgilerinin kolluk kuvvetleriyle
• Log kayıtlarının resmî kurumlar ile paylaşılması ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda kolluk kuvvetleri, savcılık ve mahkeme gibi resmî kurumlar ile paylaşılması söz konusudur.

6. İlgili Kişinin Hakları
Kişisel verisi işlenen ilgili kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini  isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre kullanmak için [email protected] ile iletişime geçebilir veya www.birevim.com/kvkk/ adresinde yer alan formu kullanabilirsiniz.